Aunque se han realizado muchos estudios y se han publicado marcos en torno a la planificación y ejecución de un proceso participativo efectivo, todavía no existe una solución única que se pueda seguir. La creación de un proceso ideal depende de muchos factores y variaría de un caso a otro, principalmente según el entorno local. Algunos de estos marcos se han desarrollado para que las agencias gubernamentales lleven a cabo estos procesos, mientras que otros se han desarrollado para involucrar de manera efectiva a los ciudadanos durante los procesos.
Las pautas y esta guía que se mencionan a continuación están diseñados desde la perspectiva de los actores de tecnología cívica que se unen con las Organizaciones de Sociedad Civil (OCSs) para llevar a cabo una actividad participativa que conduce a artefactos y un conjunto de recomendaciones para que las adopte el sector público.
El primer paso del proceso es comprender el problema que debe abordarse. Diferentes tipos de problemas o desafíos requieren diferentes respuestas de solución. Comprender el problema correcto conducirá a la solución correcta, lo que garantizará que se resuelvan los puntos débiles.
Una vez que se ha identificado la lista de problemas o desafíos, el siguiente paso es identificar el propósito real de realizar la actividad. Es necesario comprender las complejidades de estos desafíos para decidir QUÉ se evaluará. Tener objetivos claros ayudará a determinar los resultados esperados de la actividad. Esto también conducirá al desarrollo de criterios de evaluación que se pueden utilizar para medir la eficacia y el éxito de la actividad.
El proceso participativo debe diseñarse con todas las partes interesadas, teniendo en cuenta los objetivos y el contexto. Todas las partes interesadas clave deben participar en los pasos o fases de un proceso participativo, incluidas las personas que brindan información, las personas afectadas, las personas que tomarán medidas y las que apoyan la causa. Las partes interesadas específicas pueden participar de diferentes maneras en diferentes pasos o fases del proceso. Identificar a las partes interesadas apropiadas y cómo involucrarlas son preguntas que los diseñadores de procesos deben responder. Los objetivos de la actividad también pueden ayudar a identificar el papel y la naturaleza del compromiso de las partes interesadas. Por ejemplo: la validación de un problema y su solución potencial puede involucrar a personas que se ven directamente afectadas por el problema, mientras que descubrir la viabilidad de la solución potencial puede requerir expertos en la materia o formuladores de políticas. Esta fase también incluiría la colaboración con otras organizaciones y expertos en la materia para capitalizar las fortalezas de cada uno para planificar el proceso que conduzca a la solución correcta. Esto también implica buscar voces no escuchadas y crear espacios seguros que les permitan ser escuchadas. A menudo, las personas tienen menos voz en las decisiones sobre sus vidas que se ven más afectadas por el uso de los métodos. Una buena forma de identificar a algunas de las partes interesadas es responder las siguientes preguntas:
Los procesos participativos permiten interacciones complejas entre contextos, aspiraciones y estrategias de base, estructuras institucionales e intervenciones empresariales. Las partes involucradas en la planificación y ejecución de actividades similares deben asegurarse de que estos procesos se ajusten al contexto en el que se desarrollan. El contexto general puede incluir amplias características y tendencias sociales, demográficas, políticas, tecnológicas, físicas y de otro tipo en el entorno de una organización. Mientras que el contexto específico puede referirse a aquellas partes del entorno de tareas de la organización que son directamente relevantes para el logro de los objetivos de la organización, incluidas las partes interesadas clave, los mandatos aplicables, la disponibilidad de recursos, etc. Evaluación del ajuste adecuado El siguiente paso es evaluar si llevar a cabo un proceso participativo puede ayudar a resolver un problema específico o agregar valor que conduzca a la posible solución. En muchos casos en los que solo se requiere retroalimentación cuantitativa, existe la posibilidad de que realizar una encuesta simple sea una mejor alternativa, por ejemplo: averiguar la cantidad de casos de Covid-19 o la cantidad de farolas instaladas en una calle en particular. Por otro lado, se debe preferir un proceso participativo si el resultado esperado de la actividad es cualitativo o una combinación de cualitativo y cuantitativo, por ejemplo: ¿cómo controlar los efectos secundarios de una pandemia o cómo se puede mejorar la iluminación de una calle? En general, se debe buscar la participación cuando se requiera o cuando sea la única o la más eficaz forma de obtener uno o más de los siguientes: información necesaria, apoyo político, legitimidad o desarrollo ciudadano.
El siguiente paso es evaluar si llevar a cabo un proceso participativo puede ayudar a resolver un problema específico o agregar valor que conduzca a la posible solución. En muchos casos en los que solo se requiere retroalimentación cuantitativa, existe la posibilidad de que realizar una encuesta simple sea una mejor alternativa, por ejemplo: averiguar la cantidad de casos de Covid-19 o la cantidad de farolas instaladas en una calle en particular. Por otro lado, se debe preferir un proceso participativo si el resultado esperado de la actividad es cualitativo o una combinación de cualitativo y cuantitativo, por ejemplo: ¿cómo controlar los efectos secundarios de una pandemia o cómo se puede mejorar la iluminación de una calle? En general, se debe buscar la participación cuando se requiera o cuando sea la única o la más eficaz forma de obtener uno o más de los siguientes: información necesaria, apoyo político, legitimidad o desarrollo ciudadano.
El análisis de las partes interesadas proporciona una visión general de todas las personas y grupos de interés, organismos públicos y privados e instituciones que pueden tener interés en el proceso de planificación o formulación de políticas. Describe sus intereses y expectativas. Para realizar el análisis se puede seguir el siguiente procedimiento:
Antes de comenzar a involucrar a sus partes interesadas, debe determinar la naturaleza y la forma de su compromiso. El compromiso generalmente se divide en dos categorías principales:
En general, estos tipos de interacciones son más apropiadas cuando necesita recopilar información de un gran número de partes interesadas, a veces presentes en un entorno distribuido geográficamente. Dado que el propósito normalmente se relaciona con la planificación general y el desarrollo de políticas y, por lo tanto, tiene un alcance muy amplio. La forma de participación en este caso es principalmente a través de encuestas a través de Internet, pero también puede ser a través de sitios web y referéndums.
Este tipo de interacciones se consideran cuando se trabaja en un nivel espacial más bajo con las partes interesadas que son miembros de la comunidad o parte de una organización donde es posible un entorno de trabajo cara a cara. El propósito general de la participación en este nivel se relaciona principalmente con la implementación de actividades de desarrollo y la prestación de servicios a nivel comunitario. Implican formas de participación más funcionales e interactivas, como la participación comunitaria directa a través de comités de trabajo conjuntos, talleres y mesas redondas, etc.
Durante esta fase, todas las partes interesadas presentan y evalúan una variedad de opciones antes de tomar una decisión. Inicialmente, se considera una amplia gama de opciones y luego se reducen a la más adecuada en función de sus ventajas sobre las demás. El propósito de la participación, el número de partes interesadas, la naturaleza del compromiso, las barreras técnicas y financieras y el tiempo de entrega son algunas de las consideraciones importantes antes de elegir un método.
Cada método tiene ciertas ventajas y desventajas y se adapta mejor a un determinado propósito y condiciones que otros. Algunos de los tipos de métodos más comunes pueden ser foros, consultas, sesiones informativas, entrevistas, grupos focales, grupos de trabajo, comités de trabajo, talleres y encuestas. También se debe tener en cuenta aquí que una sola técnica puede ser demasiado limitada para cumplir el propósito. A menudo, se requiere una combinación de diferentes técnicas que sean apropiadas para diferentes necesidades, así como para asegurar la participación de todo tipo de partes interesadas y de todos los grupos de la sociedad.
La aceptación, la cooperación, la creatividad, asegurar la diversidad, mantener el equilibrio entre las PYME, el conocimiento local, los objetivos del cambio y los agentes del cambio son imprescindibles para obtener los mejores resultados. No se debe excluir ningún enfoque en la búsqueda de soluciones específicas para cada problema. También es bueno observar iniciativas locales, nacionales e internacionales que han demostrado ser exitosas en contextos similares.
Según el método participativo y la naturaleza del compromiso, a cada parte interesada se le debe asignar un papel durante el proceso. Para garantizar una participación significativa de todos los interesados, es necesario que participen en aquellas actividades específicas en las que tengan interés y puedan contribuir a sus deliberaciones. Los roles y responsabilidades pueden diferir según la actividad y el nivel de comprensión, interés y experiencia de cada parte interesada. Algunas de estas funciones generales incluyen tomadores de decisiones, participantes, revisores, documentadores/reporteros, voluntarios, facilitadores y, lo que es más importante, patrocinadores.
Una vez que se identifican las partes interesadas correctas y sus responsabilidades, el siguiente paso es establecer un mecanismo para generar confianza con todas las partes interesadas. Educar a los ciudadanos que tienen derecho a participar en la configuración de las decisiones que afectan sus vidas y brindarles la seguridad de que sus aportes se escuchan y desempeñarán un papel vital en la identificación de una solución o política óptima que funcione para todos.
Una vez finalizadas las tareas de todos los pasos anteriores, el siguiente paso sería delinear un cronograma para llevar a cabo las actividades de participación pública y redactar el plan general de participación pública. Definir los cronogramas para diversas actividades es muy importante desde el punto de vista de la gestión del proceso general, la movilización de recursos y la obtención de compromisos de otras partes interesadas. Después de preparar los horarios, se puede escribir el plan general para la participación pública. Idealmente, el plan debe contener:
Una vez que se ha completado y documentado toda la actividad, el siguiente paso es procesar todos los datos y convertirlos en información significativa, teniendo en cuenta los objetivos finales del proceso. Con las respuestas de todos los participantes sintetizadas juntas, el analista podría rastrear las causas fundamentales del problema manifestado, así como mostrar todos los vínculos a través de otros problemas e identificar las limitaciones.
Después de la compilación, este conjunto de información debe ser compartido y validado por todas las partes interesadas antes de convertirlo en una política formal o un plan de proyecto, etc.
A pesar de la importante contribución potencial de los métodos participativos, su uso debe ser bien pensado en todas las etapas de la evaluación de impacto. No pueden verse como herramientas sencillas o como un conjunto de herramientas que se pueden agregar fácilmente a la evaluación de impacto cuantitativa convencional para dar la apariencia de una participación de base. Es importante destacar que, si bien los métodos participativos se pueden usar por sí solos para una evaluación exploratoria rápida, para aumentar su confiabilidad y credibilidad deben triangularse con otros métodos cuantitativos y cualitativos como parte de una evaluación de impacto integrada. Los organizadores de los esfuerzos de participación a menudo no realizan evaluaciones formales, pero deberían considerar realizar evaluaciones tanto formativas como sumativas.
Dado el hecho de que los procesos participativos no tienen un único conjunto de resultados, no puede haber un método de referencia para evaluar su eficacia:
Resultados a nivel individual, grupal y comunitario (p. ej., mayor conocimiento de los individuos sobre un tema de política, efectos sobre el comportamiento ciudadano), resultados a nivel de grupo (p. ej., aprendizaje mutuo dentro del grupo sobre las perspectivas de los demás) y resultados a nivel comunitario (p. ej., el desarrollo de nuevas opciones no consideradas anteriormente, medidas generales de mejoramiento de la comunidad) Resultados orientados al proceso (por ejemplo, generar confianza entre los participantes, incorporar un grupo diverso de partes interesadas)
Resultados orientados al participante (por ejemplo, la satisfacción de los participantes con el proceso y los resultados del proceso, reconociendo que diferentes partes interesadas tienen diferentes criterios para el éxito)
Resultados de primer, segundo y tercer orden, que son, respectivamente, los efectos inmediatamente perceptibles del proceso (p. ej., la calidad de los acuerdos iniciales), los impactos que se desarrollan una vez que el proceso está en marcha (p. ej., la formación de nuevas asociaciones) y los impactos a largo plazo (p. ej., menos conflicto entre partes interesadas en el futuro.
Documentar las cosas correctas de la manera correcta durante todo el proceso es de suma importancia al implementar un proceso participativo. Todas las declaraciones realizadas, las acciones realizadas, las opiniones expresadas y los comentarios proporcionados, etc. por cualquier parte interesada pueden tener un valor significativo para la organización que trabaja en los resultados del proceso. También se pueden utilizar diversas soluciones tecnológicas para recopilar y procesar la información recopilada durante esta fase.